3 tipy z Time Managementu pro vytížené podnikatele

3 tipy z Time Managementu pro vytížené podnikatele

Podle průzkumu The Alternative Board (TAB) na téma „Time Management“ pracuje 85 % majitelů firem 40 a více hodin týdně, ale jen 70 % z nich to vyhovuje. Ve skutečnosti průměrný majitel firmy pracuje o téměř 8 hodin více, než by chtěl.

Stává se, že řada podnikatelů se snaží ze své firmy vymáčknout stále víc, i když už to opravdu nejde. Revizí svých plánů a uvolněním rukou by však získali více času, který by mohli věnovat marketingu, strategickému plánování a vytváření nových příležitostí pro svůj byznys, tedy činnostem, kterými si většina podnikatelů přeje trávit svůj čas v práci.

Jak tedy mohou zaneprázdnění majitelé podniků přerozdělit svůj čas, aby byli více produktivní a dosáhly rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem? Výsledky průzkumu „Time Management“ nabízejí 3 tipy pro hospodaření s časem, které můžete použít OKAMŽITĚ:

Více delegujte

Zatímco 76 % majitelů firem hodnotí své dovednosti v oblasti řízení času nadprůměrně dobře, stejná část by chtěla omezit plnění úkolů, u kterých si myslí, že je nemusí dělat osobně. Důvod, proč většina majitelů firem nedeleguje dostatečně, je pochopitelný – máme totiž rádi kontrolu. Pro mnohé z nás to byl dokonce důvod, proč jsme se pustili do podnikání.

„Nejčastější chybou, kterou dělají majitelé startupů, je odmítnutí zbavit se kontroly,“ říká Jo Clarkson z TAB UK.

Skvělý způsob, jak tuto překážku překonat, je zamyslet se nad cílem, který máte a jak by měla vypadat cesta k jeho dosažení. Pokud například jasně víte, že vaším cílem je mít do 5 let zabezpečenou rodinu díky výnosům vygenerovaným vaší firmou, a zároveň chcete, aby vám její fungování dopřálo dostatek svobody – například každé léto vyrazit na 3týdenní dovolenou, nezbude vám nic jiného než prostě DELEGOVAT. Vaše firma přeci nemůže 3 týdny stát a čekat až se vrátíte. Navíc, představte si, že byste mohli díky delegování strávit mimo firmu nejen 3 týdny v létě, ale také třeba 2 týdny v zimě. To stojí za zamyšlení, co říkáte?

Plánujte a stanovte si priority

Celkem 40 % dotazovaných majitelů firem v rámci průzkumu Time Management přiznalo, že mají neaktuální roční strategický plán anebo že nemají žádný. To je něco, co je téměř se stoprocentní jistotou odsuzuje ke ztrátě produktivity. Když totiž nejste schopni jasně říct, co je důležité a co méně, může nastat zmatek, který vám způsobí velké problémy.

Dobrým způsobem, jak se vyhnout „tyranii naléhavých“, je upřednostnit sebe a svůj den. Když si jeden z našich členů uvědomil, že každé ráno tráví příliš mnoho času „hašením požárů“ po telefonu, obrátil se o radu na kolegy ze svého TAB Boardu. Ti mu navrhli, aby se během dopoledne, do 11 hodin, přestal věnovat obchodnické činnosti. Takto získaný čas mohl využít pro práci na důležitých strategických úkolech, které ve výsledku vedly ke zvýšení příjmů jeho firmy. „Hašení požárů“ po telefonu si nechal na pozdější dobu, jeho den tak nebyl hned ze startu ovlivněn problémy, které je třeba urgentně řešit. Nehledě na to, že některé se vyřešily „samy“, resp. bez nutnosti jeho zapojení.

Další způsob, jak plánovat, je používat plánovače nebo nejrůznější chytré aplikace, které máme díky svým smartphonům na dosah ruky. Vyzkoušejte jejich nejrůznější typy, zjistěte, co vám vyhovuje nejlépe – zda potřebujete aplikaci, kde si odškrtáváte splněné úkoly, plánujete strategické změny, nebo vám bude i dál naprosto vyhovovat diář s plánovacím kalendářem. Neváhejte ani všechny tyto nástroje kombinovat – na každý úkol nebo projekt se může hodit jiný.

Přehodnoťte svou strategii ohledně emailů

Velkým žroutem času jsou pro majitele firem emaily. Podle výsledků průzkumu Time Management tráví majitelé firem 32 % času na e-mailu, což je více než v případě telefonních hovorů (14 %), přímou interakcí se zaměstnanci (25 %), komunikací se zákazníky (21 %) a prodejci (9 %). Dobrou zprávou v tomto ohledu je, že většinu svého času věnují interakci se svými zaměstnanci, zákazníky a prodejci. Přesto 32 % pracovního času stráveného nad e-maily je opravdu mnoho.

Ale i zde existuje pár tipů, jak i při vyřizování pošty nějaký ten čas ušetřit:

  • Nastavte si ve složce doručené pošty složku, která se má zpracovat.
  • Při kontrole doručené pošty přesuňte zprávy, které vyžadují další akci, do této složky.

Tímto způsobem neztrácíte čas čtením e-mailů několikrát. Můžete k nim přistupovat později, aniž byste museli prohledávat doručenou poštu.

Můžete se také řídit zlatím pravidlem pro „papírování“ One Touch – prostě se každého „papíru“ dotknete jen jednou. Totéž lze použít pro e-mail. Když si vyhradíte čas na čtení e-mailů, zavažte se, že na e-mail v té době odpovíte. Jeden e-mail tak nebudete číst vícekrát, nebudete se k němu muset vracet kvůli odpovědi.

Co s nově nalezeným časem?

Pokud by majitelé firem měli více času, věnovali by ho podle průzkumu “Time Management” marketingu (32 %), strategickému plánování (24 %), vývoji produktů/služeb (15 %) a strategickým partnerstvím (11 %). Tedy činnostem, které mohou posunout jejich podnikání vpřed. Lepší správa času znamená nejen lepší dlouhodobou strategii, ale také více času na rodinu, přátele a osobní aktivity.

Ať už je vaší osobní vizí úspěchu zvýšení zisku, rozšíření vašeho dobrého jména nebo jednoduše více volného času, stanovení priorit v hodinách je prvním krokem k dosažení vašich cílů. Spolupráce s radou dalších majitelů firem vám může pomoci identifikovat oblasti, kde ztrácíte čas, a získat rady, jak znovu zaměřit vaši energii na zvýšení produktivity.