Výborní business lídři mají vrozenou schopnost efektivně řídit svůj čas. Mnoho z nás se však musí tomuto umění naučit a na posilování nových návyků pracovat v každodenním životě. Pokud tak neučiníme, přijdeme o velké množství času, který nám už nikdo nevrátí. Jeho efektivní využití je tak klíčové.

Podívejte se například na to, jak často vás někdo upozorní na údajně „naléhavou“ záležitost, která zabere váš drahocenný čas, který byste mohli věnovat něčemu jinému, opravdu důležitému. Přiznejte si, kolik času věnujete práci, která je skutečně strategická, na rozdíl od každodenního „hašení požárů“?

Přinášíme vám několik tipů pro řízení vašeho času, na které byste se měli zaměřit ve vašem každodenním životě.

1. Stanovte priority a plánujte dopředu.

Rozhodování o tom, co je „důležité“ na rozdíl od toho, co je třeba udělat, patří, nebo by mělo patřit, mezi klíčové vlastnosti lídra. Tento princip platí jak pro jednotlivé úkoly, tak pro schůzky a další osobní setkání, která se mohou během běžného pracovního dne hromadit. V mnoha případech vám výběr mezi „vysokou prioritou“ a „nízkou prioritou“ pomůže určit, jaké povinnosti je třeba řešit jako první.

Podobně vám plánování dopředu na další den může pomoci stanovit priority. Udělejte si na konci dne pár minut času a vytvořte si plán na následující ráno. Případně si můžete na začátku svého dne vyhradit krátký čas na sestavení úkolů s prioritou „vysoká“ nebo „nízká“.

2. Upřesněte, kdy jste k dispozici ostatním (a kdy nejste).

Uplatňovat vůči svým zaměstnancům politiku „otevřených dveří“ je ušlechtilý cíl, ale ne vždy praktický. Bez jakýchkoli omezení se z toho rychle stane jen další z nekonečné řady vyrušení v podobě telefonátů, textovek a e-mailů, které vám zabírají čas. A ne vždy se jedná o urgentní události, které je potřeba takovýmto způsobem řešit.

Ano, udržování otevřené komunikace se zaměstnanci je důležité. Zároveň je ale potřeba dosáhnout maximálního využití vašeho omezeného času tím, že „odstraníte“ veškerá rozptýlení v čase, kdy se musíte soustředit na daný úkol. Stanovte konkrétní čas, kdy jsou dveře vaší kanceláře zavřené. Neberte telefony. Nereagujte automaticky na e-maily. Zaměřte se na to, co je třeba udělat, a zbytek vyřešte později.

3. Vždy delegujte.

Je to výzva, se kterou se stále potýká řada generálních ředitelů, majitelů firem a lídrů, zkrátka všichni ti, co jsou přesvědčeni, že žádnou práci neudělá nikdo tak dobře jako oni To je samo o sobě recept na plýtvání časem.

Abyste lépe a efektivně delegovali, máme pro vás pár tipů

• Zapište si vše, co potřebujete dnes nebo tento týden řešit, od strategického plánování po zaslání e-mailu všem zaměstnancům nebo schválení grafického přepracování webových stránek vaší společnosti.
• Z tohoto seznamu zakroužkujte položky, které můžete udělat jen vy. Při hodnocení buďte nemilosrdní a podívejte se, kolik kroužků na stránce vidíte.
• Ve druhém seznamu určete, jaké úkoly lze delegovat na členy týmu nebo dokonce na virtuálního asistenta.
• Vyberte položky z tohoto druhého seznamu a delegujte je na ostatní. Dejte členům týmu šanci ukázat, co dokážou, a zkrátit čas, který těmto záležitostem věnujete.

4. Buďte to vy, kdo kontroluje trávení vašeho času.

Vaši zaměstnanci jsou odpovědní za čas, který stráví v práci. Nicméně někdo by měl mít kontrolu nad tím, jak trávíte vy svůj čas v práci. Ten někdo, musíte být VY.

Nejlepším řešením, abyste na to nebyl sám, je vaše aktivní členství v podnikatelských boardech jako je TAB Board. Díky ostatním členům z řad majitelů malých a středních firem získáte zpětnou vazbu a ujistíte se, že se držíte svých vlastních plánů a svůj čas řídíte opravdu efektivně.