V dnešní době přesycené informacemi mohou mít i ti nejpilnější generální ředitelé a vedoucí pracovníci firem problém soustředit se na jednu věc. Když vedete firmu, rozptylování na pracovišti často škodí efektivitě provozu a v nejhorších případech urychluje pokles celkové produktivity.
Máme pro vás hned 5 tipů, které vám pomohou omezit nebo odstranit rozptylování, které vám ubírá čas:
Vypněte zařízení a oznámení
Digitální rozptylování patří mezi nejčastější problémy, kterým je třeba na rušném pracovišti čelit. Všichni jsme si zvykli neustále kontrolovat e-maily, textové zprávy, sociální média atd., aniž bychom si vždy uvědomovali, kolik času těmto činnostem obětujeme. Nejjednodušším, ale na druhé straně i nejobtížnějším, řešením je jednoduše vypnout svá zařízení na určitou dobu během dne. Totéž platí pro hlučná oznámení, která vás upozorní na každý příchozí email nebo textovou zprávu.
Pravdou je, že s výjimkou krizových nebo jiných kritických situací není nutné, abychom byli neustále „přilepení“ ke svým smartphonů,, iPadům nebo dalším zařízením. Pokud si každý den naplánujete určitý časový úsek pro nedigitální činnosti, můžete být příjemně překvapeni, kolik další práce stihnete.
Odolejte nutkání pracovat na více úlohách
Mnoho vedoucích pracovníků firem je přesvědčených, že multitasking je něco, co můžeme zvládat po celá den, aniž by to znamenalo ztráty pro produktivitu. Skutečnost je ale jiná. Odborníci na time-management tvrdí, že člověk, který multitaskuje, zvládne méně práce tím, že neustále přepíná z jednoho projektu na druhý. Řešení? Určete si skutečně důležitý úkol, který máte před sebou, a věnujte mu plnou pozornost. Výsledkem bude lepší návratnost investic do vašeho úsilí.
Věnujte větší pozornost tomu, jak trávíte svůj čas
Věnovat zvýšenou pozornost tomu, jak trávíte svůj čas, může pomoci snížit dopad rozptylování na pracovišti. Jeden z našich TAB facilitátorů na základě svých zkušeností doporučuje věnovat na začátku každého dne určitý čas, např. 15 minut, sepsání nejdůležitějších věcí, kterých byste chtěli dosáhnout. Seznam úkolů přináší soustředění při plánování dne a zároveň pomáhá stanovit cíle pro dlouhodobější úspěchy.
Ujistěte se, že každá schůzka, které se zúčastníte, stojí za to
Schůzky často rozptylují pozornost vedoucích pracovníků, manažerů i zaměstnanců. Abyste tuto rušivou činnost minimalizovali, je rozumné zajistit, aby každá naplánovaná schůzka měla jasně vymezený účel a cíl. A pokud se schůzky účastníte, požádejte všechny účastníky, aby během schůzky vypnuli své smartphony. Díky tomu budou všichni vědět, že jste na ní plně přítomní a soustředění na práci. S tím souvisí i schopnost soustředit se a zároveň si dělat poznámky, o výstupech ze schůzky. Mnoho z nás, aniž si to uvědomuje, se při zapisování poznámek špatně soustředí. Proto pokud máte potíže s uchováním informací, požádejte o nahrávání konverzace. To vám může pomoci zůstat během týmové diskuse soustředění s tím, že máte jistotu, že vám nic z jednání neuteče.
Zlepšete své „schopnosti delegování“
Nabízet se, že se zapojíte nebo budete reagovat na každou čerstvou výzvu, může být obrovským rozptýlením. Pokud jste však najali chytré a talentované zaměstnance, je vaší povinností říci „ne“, když jste požádáni o pomoc s problémem, a místo toho delegovat odpovědnost na příslušného kolegu. Svůj čas si můžete uvolnit tím, že využijete své „pravomoci delegování“. Koneckonců, čím více úkolů převezmou ostatní, tím více času budete mít na to, abyste se soustředili právě na to, na co se soustředit máte – na růst firmy.
Některá rozptýlení jsou bohužel v dnešní době při podnikání nevyhnutelná. Ve vašich silách ale je tato rozptýlení minimalizovat a udělat více práce. A když vám k tomu mohou pomoci rady a tipy členů TAB Board, je to o to jednodušší?
Rádi byste získávali osvědčené rady a tipy ohledně témat, která aktuálně ve firmě řešíte? Pravidelná zasedání podnikatelských boardů TAB vám v tom mohou pomoci.
